最佳實務》五要訣 讓內容更有看頭 分類:財經
最佳實務》五要訣 讓內容更有看頭

【經濟日報╱宋靜怡(中國生產力中心服務綜合組經理) 】 2008.09.28 02:35 am


9:00 到公司打卡。
9:30 參加業務早會。
9:40 拜訪A客戶。
12:00 午餐。
14:00 拜訪B客戶。
17:00 回公司寫日報表。
18:00 打卡下班。

如果下屬傳到你信箱裡的,每天都是這樣一份不知所云的日報表,身為主管的你(妳),該如何處理?

組織裡總會有一、二個員工,以虛應了事的心態撰寫日報表。英特爾前執行長葛洛夫曾指出,管理不需要高深學問與複雜理論,只要掌握「直接坦率」的溝通方式與「實事求是」的講理原則。主管想落實日報表的制度,可採取以下方式。

完整交代各種情節:主管想要員工確實填寫日報表,而不是記流水帳,就應該完整說明「遵守的人會怎樣」、「不遵守的人會怎樣」,而不是「我希望各位……。」就沒下文。此外,主管須經常在公開會議上誇獎日報表「有內容」的部屬;相對的, 私底下找記流水帳的部屬詳談無法落實的原因,並重申自己的立場。

第一時間立即回應:日報表系統的價值在於,主管能把來自四面八方的訊息點石成金。主管掌握資訊後,應在第一時間回應,讓資訊成為有價情報,協助部屬判斷市場,驅動他們拓展業績。

建立情資共有平台:不管是日報表、周報表都有績效管理的重點。日報表著重在業務取得,內容多是戰術性,例如:顧客的營運方式、公司規模、產品特性等;而周報則是找出市場空白處,主要是戰略性,例如:市場情資、價格策略、產品商機、競爭者分析等。

主管可以建立情資共享平台,讓情報共享化。組織成員可以透過平台分享市場最新資訊,即時反映,甚至將失敗、成功案例放在平台上,供成員學習。

當面溝通了解細節:儘管有各式各樣的3C設備,可讓部屬不用面對面地向主管繳交日報表。但每個人對文字的理解力不同,有時難免望文生義、因文疑義,最好能當面說清楚、講明白,以便適時地提供部屬協助。

盡信書不如走現場:旅途中,會遇到形形色色的人;職場上,也會與各種特質的員工相處。難免會有喜歡文過飾非的部屬,善於在日報表做文章,以掩飾實際現場的情形。主管從日報表中找商機之餘,也需不定期陪著部屬走訪顧客現場,消極面是驗證部屬日報表的虛實,積極面則是掌握顧客需求,蒐集市場情報。

【2008/09/28 經濟日報】


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